一、校内審批
1. 确定出國人員，明确出國時間，獲得國外有效邀請函。填寫《tyc33455cc太阳成集团因公臨時出國、赴港澳台校内審批表》（以下簡稱《審批表》），由各相關單位逐一簽署意見審批後将《審批表》原件交至國際交流中心存檔，自己留一份《審批表》複印件。
2. 因公臨時出國任務和預算審批。填寫《因公臨時出國任務和預算審批意見表》，交國際交流中心和财務處簽字。
3. 網上公示。（5個工作日）
二、提交信息，網上錄入，辦理任務申報
1.材料準備及信息錄入
1）身份證正反面掃描件（正、反面分開，圖片格式）
2）因公護照電子照片20位數字編碼（已有有效護照可不提供）
獲得因公護照照片編碼的三種處理方式：
a.在有因公護照采集資質的照相館（如湘潭市天龍照相館）拍照後，會将照片上傳至外交部照片庫，并提供回執，回執上有照片編碼。
b.訪問http://mrtdephoto.com/sysuser/index_toQianzhengmain.action，這個網站的運營公司是在外交部提供照片相關服務的。網站上提供上傳，校驗，回執的功能。具體操作請參照網站說明。
c.省外辦三樓大廳日後也将安裝生物信息采集一體機，提供包括照片、指紋和簽名自助采集的功能。
3)邀請函及翻譯件
邀請函必須真實可靠，用邀請單位的公文紙打印，應寫明邀請的目的和理由、邀請的人數、被邀請人姓名、工作單位、職務、出訪日期、停留時間、費用由誰負擔及詳細的公務活動安排等，應有邀請單位的名稱、地址、電話和傳真号碼，經授權邀請人簽署。
4)行程表（格式及要求見附件）
5)湖南省因公出國任務審批（确認）表及人員名單
6)團組人員征求意見表及人員備案表
7)因公出訪公示說明及團長責任告知書
請提前準備好以上材料電子版(無需簽字蓋章)，待校内審批完成後交至國際交流中心錄入信息。待信息錄入完畢後導出報批表格，将表格取回按要求找相關領導簽字并蓋章。
2.生物信息采集
首次辦理因公護照者需持身份證原件前往湘潭市外辦或省外辦辦證大廳留取指紋并手寫簽名。
湘潭市外辦地址：湘潭市委大樓1713室，電話：58580175
省外辦地址：長沙市韶山北路12号湘彙大廈3樓辦證大廳
3.報批材料上傳
将簽好字蓋好章的材料掃描成PDF文檔發給國際交流中心，由國際交流中心上傳至湖南省因公出國管理服務系統報批，原件自己留存，待護照出來後憑原件至湖南省外辦辦證大廳領取護照及批件。材料清單如下：
湖南省因公出國任務審批（确認）表及人員名單
團組人員征求意見表及人員備案表
因公出訪公示說明及團長責任告知書
邀請函及譯文
行程表
三、簽證辦理
1.簽證信息填報
任務審批通過、護照辦妥後，需辦理簽證的團組前往國際交流中心錄入團組情況表、出訪人員情況表，并上傳必要的打表材料（每個國家要求不同），同時查詢該國簽證所需材料，按要求準備送簽材料；無需辦理簽證的團組攜帶報批材料原件前往省外辦辦證大廳領取任務批件及因公護照，并辦理出境證明，執行出國任務。
2.核表繳費、确認送簽材料、送簽
系統提示可以核對使館表信息後，前往國際交流中心核對省外辦上傳的使館表草表信息，确認無誤後打印使館表，在相應位置簽中文名、日期并粘貼照片，帶報批材料原件、使館表及送簽材料前往省外辦辦證大廳，領取任務批件、因公護照及簽證事項表等材料，然後繳費、遞交送簽材料，并在省外辦現場開取照會或出境證明。
根據不同國家的簽證政策預約留取指紋和遞交材料，等待各國使領館審批。遞簽材料一般流程為快遞寄往省外辦駐各地辦事處——遞交所出訪國使領館——發放至省外辦駐各地辦事處——寄往湖南省外事僑務辦公室——通知我校到省外辦領取。
簽證時間因國而異，請耐心等待省外辦通知。
注意：1）請攜帶公務卡及現金，繳費後保留好發票及刷卡小票，學校報賬需用；2）送簽後部分國家需面簽或留取指紋，請按照省外辦要求辦理相關手續。
四、歸國申報
因公護照實行全國聯網管理，出訪人員應在回國後7日内将所持公務普通護照交還至國際交流中心，由中心統一還至省外辦護照室。同時登錄湖南省因公出國管理服務系統，在系統中完善團組信息、成員信息、出訪地信息、成果信息，并上傳出訪報告及外事活動照片等附件材料。未按時完成歸國申報的人員，系統自動設定不能再次辦理因公出國手續。
特别提醒：
1.因辦理周期較長，為保證順利成行，一般應提前3個月啟動手續辦理工作；
2.簽證照片尺寸因國而異，請提前查詢好簽證照片要求；
3.請留存好校内審批表、省外辦批件、護照首頁、簽證信息頁及出入境記錄頁的複印件，學校報賬需用；
4.嚴格按批準的行程執行公務，不超時、不繞道，不前往未經批準的國家（地區），嚴格遵守外事紀律和相關保密規定。
5.辦理期間，還需完成與國外接訪院校的對接安排；完成與境外考察安排機構的對接，簽訂合同，付款等工作。
附件： 1. 《tyc33455cc太阳成集团因公臨時出國、赴港澳台校内審批表》
2.《因公臨時出國任務和預算審批意見表》
3. 湖南省因公出國任務審批（确認）表及人員名單
4. 團組人員征求意見表
5. 因公臨時出國（境）人員備案表
6. 行程表
7. 公示情況說明
8. 團長責任告知書
